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Dokumente
intelligent verwalten
KI-gestützte DMS-Lösungen
Mit KI‐gestützter Technologie organisieren moderne Dokumentenmanagement-Lösungen Ihre Dokumente automatisch, machen Informationen blitzschnell auffindbar und steigern nachhaltig Ihre Produktivität. Hier sehen Sie ausgewählte Highlights. In einer persönlichen Beratung finden wir gemeinsam heraus, welche Lösung aus unserem Portfolio am besten zu Ihren Anforderungen passt.
DMS-Beratung vereinbaren

Die Vorteile

Eine Illustration einer Uhr mir kreisförmigem Pfeil drumherum.

Finden statt suchen

Smarte Suchfunktionen mit intuitiven Filtermöglichkeiten führen garantiert und schnell zum Ziel. Entscheidend ist, was Sie suchen, nicht wo es ist.

Eine Illustration zweier Zahnräder, welche ineinander greifen.

Effiziente Prozesse

Automatisierte, digitale Workflows sparen Zeit und vermeiden Fehler. Die Zusammenarbeit über alle Abteilungen und Standorte hinweg funktioniert reibungslos.

Eine Illustration einer Lupe mit einem Auge in der Mitte des Lupenglases.

Bessere Übersicht

Mit 360‐Grad‐Rundumsicht und individuellen Ansichten haben Sie alle Informationen sofort im Blick, sehen Zusammenhänge sofort und arbeiten somit effizienter.

Eine Illustration eines Rüstungsschildes mit einem Häkchen darauf.

Sicher ist sicher

Umfangreiche Compliance‐Funktionen und lückenlose Audit‐Trails helfen bei der Einhaltung von Gesetzen und branchenspezifischen Regularien.

Die Fakten

Die Stärken moderner DMS-Lösungen

Moderne DMS-Lösungen bringen Struktur in gewachsene Dokumentenlandschaften, unterstützen Prozesse mit KI und lassen sich flexibel an Ihre Arbeitsweise anpassen. Die folgenden Highlights zeigen, wie Sie Datenchaos reduzieren, Informationen schneller nutzen und Ihr Dokumentenmanagement passgenau aufstellen.

Kontakt aufnehmen
Name Objekte (4) Klasse Status SoftwaremietvertragRechnung 19074488AB-UserlizenzenQualitätsmanagement VertragRechnungKorrespondenzPräsentation Entwurfin Prüfungerledigtin Bearbeitung Rechnung 19074488 Dokument KlasseName oder TitelDokumentdatum RechnungRechnung 1907448829.09.2025 Indexieren in Prüfung Projekt Digital AG

Ciao Datenchaos!

Wenn Dokumente mehrfach abgelegt sind, Versionen unklar bleiben und Ordnerstrukturen immer weiter wachsen, kostet das jeden Tag Zeit und Nerven. Eine passende DMS-Lösung bringt Ordnung in Ihre Dokumentenlandschaft: Dokumente werden nach Inhalt, Kontext und relevanten Informationen strukturiert – nicht nur nach ihrem Ablageort. KI-gestützte Funktionen, Suche, Metadaten und klare Zugriffsrechte machen Informationen schneller verfügbar. So arbeiten Teams mit aktuellen Dokumenten, reduzieren Suchaufwand und behalten auch in gewachsenen Ablagen den Überblick.

Dokumentenprozesse mit KI‐Power: intelligent, schnell, präzise

In vielen Dokumentenprozessen steckt noch zu viel manueller Aufwand: prüfen, ablegen, weiterleiten, freigeben. Eine passende DMS-Lösung kann diesen Aufwand deutlich senken – in geeigneten Prozessen um bis zu 70 %. KI-gestützte Funktionen erkennen Inhalte, ordnen Informationen ein und stoßen die nächsten Schritte automatisch an. So laufen Freigaben schneller, Versionen bleiben verlässlich und Teams arbeiten standortübergreifend mit demselben Informationsstand.

70 %wenigerArbeit

Passen Sie Ihre DMS-Lösung an Ihre Arbeitsweise an

Starten Sie schnell und unkompliziert mit einer leistungsstarken DMS-Lösung, die zu Ihren Anforderungen passt – ohne langwierige Implementierungsprojekte oder unnötige Komplexität. Sie entscheiden Tempo und Umfang der Anpassungen: von schlanken Standards bis zur individuell konfigurierten Lösung. Auch bestehende Systeme wie ERP, CRM oder Microsoft 365 lassen sich einbinden. So werden Informationssilos reduziert und relevante Dokumente, Daten und Prozesse zentral verfügbar.

Beratung
vereinbaren
Ein Mann sitzt an einem Tisch mit gefalteten Händen. Er trägt einen blauen Pullover und blickt nachdenklich. Im Vordergrund ist eine weitere Person unscharf zu sehen.

Welche DMS-Lösung passt?

Eine DMS-Lösung ist nur dann gut, wenn sie Ihr konkretes Problem löst. Deshalb schauen wir genau hin: Wo geht heute Zeit verloren? Welche Systeme müssen zusammenspielen? Wer braucht Zugriff auf welche Informationen? Aus diesen Antworten entwickeln wir einen Lösungsweg, der zu Ihrem Arbeitsalltag passt – nicht nur zu einer Funktionsliste.

Zwei Lösungen. Ein Ziel.

Für die Umsetzung setzen wir auf bewährte DMS-Lösungen aus unserem Portfolio. M-Files und agorum verfolgen unterschiedliche Ansätze und eignen sich je nach Anforderungen, Systemlandschaft und gewünschtem Arbeitsmodell. Wir helfen Ihnen einzuordnen, welche Lösung besser passt – und wie daraus ein DMS entsteht, das im Alltag funktioniert.

M-Files Premier Reseller
Wir sind zertifizierter M-Files Partner
Metadatengesteuertes DMS
systemübergreifend vernetzt
Compliance by Design

Als metadatengesteuertes Dokumentenmanagementsystem mit integrierter KI vernetzt M-Files Dokumente automatisch mit Kunden, Projekten, Verträgen und Prozesse. Automatisierte Workflows beschleunigen die tägliche Arbeit und sorgen gleichzeitig dafür, dass Governance- und Compliance-Vorgaben konsequent eingehalten werden. Zahlreiche Konnektoren integrieren M-Files nahtlos in bestehende Systemlandschaften und Strukturen.

Ideal für Unternehmen, die Microsoft 365 intensiv nutzen und dabei auf automatisierte Prozesse sowie durchgängige Governance setzen.

M-Files im DMS-Projekt besprechen

Kostenfreies Erstgespräch zu Anforderungen, Einsatzszenario und nächstem Schritt.

Zur offiziellen M-Files-Website

agorum
Wir sind zertifizierter agorum Partner
KI-Business-Plattform
KI-Agenten, die sicher arbeiten
in Deutschland entwickelt

agorum ist eine zentrale KI-Business-Plattform, die Ihr Unternehmenswissen direkt nutzbar macht. KI-Agenten arbeiten im Berechtigungskontext, fassen Akten zusammen, erkennen Zusammenhänge und übernehmen Routinearbeit. Verschiedene LLM sichern die Anbieterunabhängigkeit, während Compliance-Vorgaben und Nutzerberechtigungen direkt in die KI-Nutzung einfließen. Gleichzeitig bleibt die Plattform revisionssicher, GoBD-konform, updatefähig und je nach Bedarf on-premises oder in der Cloud einsetzbar.

Ideal für Unternehmen, die KI zentral, produktiv und datensouverän einsetzen möchten und dabei auf hohe Compliance-Standards sowie eine flexible Modellwahl Wert legen.

Einsatz von agorum besprechen

Kostenfreies Erstgespräch zu Anforderungen, Einsatzszenario und nächstem Schritt.

Zur offiziellen agorum-Website

Anwendungsfälle

DMS als digitaler Game-Changer: vielseitige Einsatzmöglichkeiten

Moderne DMS-Lösungen bringen Struktur, Tempo und Transparenz in dokumentenbasierte Prozesse – in diesen und vielen weiteren Anwendungsfällen. Ihr Anwendungsfall ist nicht dabei? Lassen Sie uns über Ihre spezifischen Anforderungen sprechen.

Kontakt aufnehmen
Dokumente Rechnungen Projekte Qualitätsmanagement Verträge Personalwesen / HR Digitaler Posteingang

Intuitives Dokumentmanagement

Herausforderung

Verschachtelte Ordnerstrukturen, Versions-Wirrwarr und komplexe Berechtigungen erschweren die tägliche Arbeit mit Dokumenten.

Lösungsansatz

Eine passende DMS-Lösung organisiert Informationen intuitiv mithilfe von Metadaten, Volltextsuche und klaren Zugriffsrechten. Flexible Berechtigungsmodelle erhöhen die Datensicherheit und sorgen dafür, dass Informationen nur für befugte Personen verfügbar sind.

Ihr Vorteil

Sie legen Informationen einfach und sicher ab, finden schneller die richtige Dokumentenversion und reduzieren Suchaufwand im Arbeitsalltag.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Herausforderung

Manuelle Dateneingaben, analoge Freigabeprozesse und fehlende Anbindungen an Finanzbuchhaltung oder ERP-Systeme kosten Zeit und erhöhen die Fehleranfälligkeit.

Lösungsansatz

Eine passende DMS-Lösung erfasst relevante Rechnungsdaten KI-gestützt, bildet digitale Prüf- und Freigabeprozesse ab und übergibt die Daten an Finanzbuchhaltung oder ERP-Systeme, nachvollziehbar und mit weniger manueller Arbeit.

Ihr Vorteil

Ein transparenter, digitaler Rechnungsprozess mit sauberen Daten, klaren Zuständigkeiten und weniger manueller Nacharbeit.

Zentrale Projektakte für dynamisches Projektmanagement

Herausforderung

Verstreute Projektinformationen, fehlende Transparenz und verpasste Fristen erschweren die Steuerung laufender Projekte.

Lösungsansatz

Eine passende DMS-Lösung bündelt projektbezogene Dokumente, E-Mails, Zeichnungen, Angebote, Protokolle und Verträge in einer zentralen Projektakte. So behalten Teams Aufgaben, Fristen und relevante Informationen über alle Projektphasen hinweg im Blick.

Ihr Vorteil

Sie erhalten eine klare Übersicht über Dokumente, Aufgaben, Ressourcen und Termine. Projektteams arbeiten transparenter zusammen und greifen schneller auf den aktuellen Informationsstand zu.

Qualitätsmanagement transparent steuern

Herausforderung

Veraltete Dokumentversionen, unklare Freigabestände und verstreute Nachweise erschweren ein zuverlässiges Qualitätsmanagement.

Lösungsansatz

Eine passende DMS-Lösung verwaltet Qualitätsdokumente, Arbeitsanweisungen, Prüfprotokolle und Nachweise zentral und versioniert. Freigabeprozesse, Zuständigkeiten und Änderungen bleiben nachvollziehbar dokumentiert.

Ihr Vorteil

Sie arbeiten mit aktuellen, geprüften Informationen, schaffen Transparenz für Audits und reduzieren den Aufwand für Dokumentation und Nachweise.

Vertragsmanagement sicher im Griff

Herausforderung

Verträge liegen an verschiedenen Orten, Fristen werden manuell überwacht und Freigabe- oder Änderungsstände sind nicht immer transparent.

Lösungsansatz

Eine passende DMS-Lösung bündelt Verträge, Anlagen, E-Mails und Freigaben zentral an einem Ort. Fristen, Laufzeiten, Versionen und Zuständigkeiten lassen sich strukturiert verwalten.

Ihr Vorteil

Sie behalten Vertragsfristen, aktuelle Versionen und offene Aufgaben zuverlässig im Blick – mit weniger Risiken und mehr Transparenz im Vertragsprozess.

Digitale Personalakte und automatisierte HR Prozesse

Herausforderung

Personalunterlagen liegen verteilt in Ordnern, E-Mails oder Fachsystemen, während Datenschutz, Zugriffsrechte und wiederkehrende HR-Prozesse hohe Anforderungen stellen.

Lösungsansatz

Eine passende DMS-Lösung bündelt HR-Dokumente in digitalen Personalakten und automatisiert Prozesse wie Onboarding, Freigaben, Fristenmanagement oder Dokumentenanforderungen. Zugriffsrechte und Änderungen bleiben sicher nachvollziehbar.

Ihr Vorteil

Zugriffsrechte, Aufbewahrungsfristen und sensible Personaldaten lassen sich DSGVO-konform verwalten. HR-Teams arbeiten strukturierter, reduzieren manuellen Aufwand und behalten Personalprozesse zuverlässig im Blick.

Digitalen Posteingang effizient steuern

Herausforderung

Papierbasierte Prozesse und manuelle Postverteilung binden Ressourcen und verursachen Verzögerungen bis hin zu Dokumentenverlust im täglichen Geschäft.

Lösungsansatz

Eine passende DMS-Lösung erfasst eingehende Dokumente zentral, erkennt relevante Informationen KI-gestützt und leitet sie automatisch an die richtigen Personen oder Prozesse weiter.

Ihr Vorteil

Eingangsdokumente werden schneller bearbeitet, Zuständigkeiten sind klar und Informationen stehen dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden.

Kunden, die uns
vertrauen

Neuigkeiten

Das sollten Sie nicht verpassen

Webinaranmeldung

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Warum Suchen Zeit frisst – und wie M-Files das abstellt

Im Handelsblatt-Artikel: Wie die Dokumenten- & Informationsplattform M-Files mit Metadaten arbeitet – kontextbasiert finden statt suchen, mit sauberer Versionierung und automatisierten Freigaben.
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Neu in M-Files: Arbeitsbereiche

Eine leistungsstarke neue Art, kontextbezogenes Dokumentenmanagement zu erleben.
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Webinaraufzeichnung

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Top-Kundenbewertung: M‑Files als ‚Customer’s Choice‘ mit 4,7 von 5 Punkten!

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Webinar EP INSIGHT M-Files

Next Level Dokumentenmanagement: KI, eSignaturen & smarte Formulare neu gedacht
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Webinaraufzeichnung

Webinar EP INSIGHT M-Files

M-Files Hands-on: Von Massenänderung bis Metadaten – praktische Tipps für Anwender
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FAQ

Antworten finden in unseren FAQs

Entscheidend sind Ihre Prozesse, Ihre bestehende IT-Landschaft, Ihre Integrationsanforderungen und Ihr Zielbild. Wir analysieren gemeinsam, welche Lösung aus unserem Portfolio fachlich, technisch und organisatorisch am besten passt – zum Beispiel mit Blick auf Workflows, Microsoft 365, gewachsene Systemlandschaften, Compliance, KI-Funktionen oder individuelle Prozessabbildung.
Wir starten mit dem Prozess, der für Sie aktuell den größten Handlungsbedarf hat – etwa Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement, digitale Personalakten, Qualitätsmanagement oder digitaler Posteingang. Gemeinsam analysieren wir Abläufe, Systeme und Anforderungen und entwickeln daraus eine DMS-Lösung, die konkret hilft und später erweitert werden kann.
Bestehende Dokumente, Ordnerstrukturen und Berechtigungen werden nicht einfach ungeprüft übernommen. Wir analysieren gemeinsam, welche Inhalte migriert, bereinigt oder neu strukturiert werden sollten. Ziel ist, gewachsene Ablagen sinnvoll in die neue DMS-Lösung zu überführen, mit klaren Zugriffsrechten, besserer Auffindbarkeit und weniger Informationschaos. Damit die Lösung im Alltag sicher genutzt wird, begleiten wir Ihre Teams auch nach der Einführung mit praxisnahen Schulungen und Unterstützung.
Der eigentliche Mehrwert entsteht, wenn ein DMS nicht nur Dokumente verwaltet, sondern bestehende Systeme, Informationen und Prozesse sinnvoll miteinander verbindet. Deshalb betrachten wir von Anfang an, wo Dokumente entstehen, welche Anwendungen beteiligt sind und wo Informationen im Arbeitsalltag gebraucht werden – etwa in ERP, CRM, Finanzbuchhaltung, Microsoft 365 oder Fachanwendungen. So fügt sich die DMS-Lösung in Ihre digitale Arbeitsumgebung ein, statt ein weiteres isoliertes System zu werden.
Ja. Ein schlanker Einstieg mit bewährten Standardfunktionen ist oft der beste Weg, um schnell Nutzen zu schaffen und den Aufwand überschaubar zu halten. Danach lässt sich die Lösung Schritt für Schritt erweitern, etwa durch angepasste Prozesse, Schnittstellen oder zusätzliche Funktionen. Wenn der Standard nicht ausreicht, können unsere eigenen Softwareentwickler individuelle Anforderungen gezielt umsetzen.